Jouw gegevens.
Zorgvuldig behandeld.

1. Wie zijn wij?

Verantwoordelijke voor de verwerking is Your Event Specialist VOF (YES), Vijverweg 22C, 7641 LH Wierden, KvK 95943986. Voor vragen over privacy kun je mailen naar info@youreventspecialist.nl.

2. Welke gegevens gebruiken we?

Wanneer je contact opneemt of een offerte aanvraagt, kunnen wij je naam, e-mailadres, telefoonnummer, organisatie, evenementtype, datum, locatie, verwachte bezoekersaantallen, benodigde disciplines en de inhoud van je bericht verwerken. Bij een aanvraag voor materiaal kunnen ook de gevraagde artikelen of sets, aantallen en de gebruiksperiode worden verwerkt.

Voor de werking en beveiliging van de website kunnen daarnaast technische gegevens worden verwerkt, zoals IP-adresgegevens in serverlogs en tijdelijke, gepseudonimiseerde gegevens voor het tegengaan van veelvuldige formulierinzendingen. De uiteindelijke serverloginstellingen hangen af van de hostingomgeving.

Vermeld liever geen gevoelige persoonsgegevens in vrije tekstvelden wanneer die niet nodig zijn om je aanvraag te behandelen.

3. Waarvoor en op welke basis?

We gebruiken je gegevens om je vraag te beantwoorden, een aanvraag te beoordelen, technische mogelijkheden te bespreken en eventueel een offerte of opdracht voor te bereiden. Dit gebeurt doorgaans omdat je zelf om een voorstel vraagt (stappen vóór een overeenkomst) of omdat we een gerechtvaardigd belang hebben bij het afhandelen van een zakelijk contactverzoek. Bij een bevestigde opdracht gebruiken we gegevens voor de uitvoering van de overeenkomst en voor wettelijke administratieverplichtingen.

Een aanvraag via de website is nooit automatisch een definitieve reservering of bevestigde opdracht. We versturen niet automatisch marketingnieuwsbrieven op basis van je aanvraag.

4. Met wie delen we gegevens?

We maken voor de website en zakelijke e-mail gebruik van hostingdiensten van Mijndomein. Voor projectadministratie en planning gebruiken we Rentman. Zodra de websitekoppeling is geactiveerd, kan je aanvraag als onbevestigd verzoek naar Rentman worden doorgestuurd. We kunnen relevante informatie delen met technici of leveranciers die nodig zijn voor jouw opdracht. Zij ontvangen alleen gegevens die ze voor hun werkzaamheden nodig hebben.

Deze website laadt het lettertype Montserrat via Google Fonts. Daardoor kan je browser verbinding maken met servers van Google. Op onze contactpagina bieden we ook een rechtstreekse link naar WhatsApp (Meta) aan. Wanneer je deze link opent, verlaat je onze website en gelden de privacyvoorwaarden van WhatsApp; er wordt niet automatisch een bericht verstuurd. Ook verwijzen wij met een gewone externe link naar Instagram; een bezoek aan Instagram valt onder hun eigen privacybeleid. De verwerkingsvoorwaarden en privacyinformatie van deze dienstverleners zijn ook op hun eigen websites te vinden.

5. Hoe lang bewaren we gegevens?

Niet-doorgegane aanvragen: in beginsel maximaal 12 maanden na het laatste inhoudelijke contact. Soms is een langere bewaartermijn nodig, bijvoorbeeld bij een geschil of een wettelijke verplichting.

Uitgevoerde opdrachten en administratie: gedurende de geldende wettelijke bewaartermijnen; voor de basisadministratie is dit doorgaans zeven jaar.

Technische wachtrij-, misbruikbeveiligings- en serverloggegevens worden afzonderlijk beheerd en niet langer bewaard dan noodzakelijk voor verwerking en beveiliging. De concrete termijnen hangen af van het type gegevens en de beveiligings- en loginstellingen van de betrokken systemen. Gegevens in e-mail en Rentman vallen ook onder ons bewaarbeleid.

6. Browseropslag en cookies

De aanvraagfunctionaliteit kan tijdelijke browseropslag gebruiken om een geselecteerde materiaalset te onthouden en een onderbroken aanvraag te herstellen. Bij een maatwerkaanvraag kunnen ingevulde gegevens tijdelijk in de browsertab staan; de applicatie probeert deze bij een volgend bezoek na 24 uur te wissen of eerder na geslaagde ontvangst. Je kunt je browseropslag ook zelf wissen.

In de huidige websitecode zijn geen advertentie- of analysetrackers ingebouwd. Wanneer later statistiek- of marketingsoftware wordt toegevoegd, beoordelen we vooraf de benodigde informatie en eventuele toestemming. De live-website en hosting worden hierop afzonderlijk gecontroleerd.

7. Beveiliging

We nemen passende maatregelen om gegevens te beveiligen, waaronder het beperken van toegang tot interne systemen en het afschermen van vertrouwelijke serverconfiguratie. De aanvraagverwerking wordt pas geactiveerd nadat de HTTPS-verbinding, hosting en systemen zijn getest.

8. Jouw privacyrechten

Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering of beperking van je persoonsgegevens. Afhankelijk van de situatie kun je ook bezwaar maken tegen verwerking of verzoeken om overdracht van je gegevens. Stuur hiervoor een mail naar info@youreventspecialist.nl. We kunnen je identiteit controleren voordat we een verzoek afhandelen.

Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Wijzigingen

Deze verklaring kan worden aangepast wanneer de website of onze dienstverlening verandert. De nieuwste versie is steeds via deze pagina te vinden.